Según Colleman (1995) se recomienda que
cuando se va a iniciar un proyecto de GDSS, primero se reúnan los encarados de
resolver los problemas en una sesión de orientación. Luego, la gerencia deberá
tener en cuenta las influencias internas al dar los cuatro pasos a
continuación.
La sesión de orientación de groupware
El propósito de la sesión de orientación
es que los resuelve los problemas conozcan el groupware. Esta metodología se
define juego de transformación de Negocios, pues está diseñado para ser
utilizado por compañías que planean realizar reingeniería de procesos
comerciales efectuando cambios básicos en la forma como trabajan.
El Juego de Transformación de Negocios es
como un juego de detectives en el que se asignan papeles a los jugadores. Cada
jugador tiene cierta información que los otros jugadores desconocen, y cierta
información que todos conocen. El objeto del juego es rescatar un proceso de
negocios “agonizante”. Se usan herramientas de groupware para identificar el
problema e implementar una solución. El groupware que Coleman usa incluye
GroupSystems para Windows de Ventana Systems, Lotus Notes y Workflow Analyzer
and Builder de Action Technologies.
La Sesión de orientación incluye de
cuatro a treinta responsables de resolver problemas, quienes se reúnen en un
recinto de decisiones equipados con laptos conectadas a una red. Una pizarra
Xerox LiveBoard y un panel LCD (pantalla de cristal líquido) permite exhibir el
material generado por computadora. La sesión dura dos días, la primera mañana
se dedica a una conferencia de Coleman sobre groupware. Esa tarde, los
encargados de resolver los problemas se reúnen en sesiones de lluvias de ideas
para identificar los problemas. El segundo día se dedica a usar el groupware.
Después de completar el programa de orientación, quienes resuelven los
problemas están listos para atacar conflictos reales de sus compañías.
Sugerencias para la implementación de
Coleman:
a) Designar un proponente de groupware:
El proponente deberá ser un gerente del más alto nivel quién será la fuerza
impulsora para dar los pasos subsecuentes.
b) Escoger un proyecto piloto: En lugar
de intentar una implementación que abarque toda la compañía, se debe escoger un
proyecto con amplia visibilidad e impacto financiero importante.
c) Definir el problema: ¿Quiénes deben
resolver el problema? ¿Dónde están? ¿Cuántos hay? ¿Se comunicarán cara a cara?
Las respuestas a estas preguntas determinan las funciones que el groupware debe
realizar.
d) Seleccionar el groupware: Se evalúan
los productos de groupware que al parecer son los mejores para satisfacer las
necesidades, y se escogen los mejores.
